Kuidas koostada arvet? Siit leiad arvete koostamise A ja O
Esiteks, mis on üldse arve? Arve on dokument, mis kinnitab majandustehingu toimumist – kauba müümist või teenuse osutamist. Raamatupidamiskohuslased (ettevõtted ja FIEd) on kohustatud dokumenteerima oma tehinguid ning seega väljastama ka arveid. Samuti on oluline juriidilistele isikutele arvete saamine tõendamaks enda ostude sooritamist. Arve tuleb väljastada kauba võõrandamise või teenuse osutamise korral seitsme kalendripäeva jooksul alates päevast, mil kaup ostjale lähetati või kättesaadavaks tehti või teenust osutati.
Arvel peavad olema kajastatud järgmised andmed:
1) dokumendi nimetus ja number;
2) koostamise kuupäev;
3) tehingu majanduslik sisu;
4) tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa);
5) tehingu osapoolte nimed;
6) tehingu osapoolte asu- või elukoha aadressid;
Raamatupidamiskohuslane peab arvele lisaks märkima:
7) majandustehingut kirjendavat raamatupidamiskohustuslast esindava isiku allkirja (allkirjad), mis kinnitab (kinnitavad) majandustehingu toimumist;
8) vastava raamatupidamiskirjendi järjekorranumbri.
Ettevõte ja FIE on kohustatud registreerima end käibemaksukohuslaseks alates käibe 40 000 euro piiri ületamisest alates kalendriaasta algusest. Kui juriidiline isik ei ole käibemaksukohuslane, ei tohi ta arvetele lisada käibemaksu sõltumata sellest, kas arve saaja on käibemaksukohuslane või mitte.
Käibemaksukohuslane peab arvele lisaks eelnevale märkima juurde:
1) Enda maksukohuslasena registreerimise numbri;
2) arve saaja maksukohustuslasena registreerimise numbri, kui tal on maksukohustus kauba soetamisel või teenuse saamisel;
3) teenuse või kauba hinna ilma käibemaksuta, käibemaksu ning hinna koos käibemaksuga.
Arvetele võib lisada ka viitenumbri, mis võimaldab arve väljastajal makseid automaatselt töödelda. Kasutades makse tegemisel viitenumbrit, lihtsustub arve koostaja töökoormus ning makse tegijal tekib kindlustunne, et teostatud makse on kindlasti seotud makstud arvega. Seega tasub maksete tegemisel viitenumbri sisestamisel eriti hoolas olla. Viitenumbri puudumisel või vigase viitenumbri sisestamisel on vajalik arve väljastajal arve ja klient käsitsi kokku viia, mis võib olla keeruline pigem suurtes ettevõtetes, kus töömaht on niigi suurem. Viitenumbri saab ise genereerida kasutades, nt Eesti Pangaliidu viitenumbri kalkulaatorit.
Mis asi on aga e-arve? Riigiasutuste eeskujul on paljud Eesti ettevõtted hakanud kasutama e-arveid. E-arve on arve, mida arve saaja programm suudab ise lugeda ehk teisisõnu on e-arved masinloetavad arved. Alates 1. juulist 2019 saab avalikult sektorile saata arveid vaid e-arvetena. Tasub märkida, et üldiselt esitatakse arved arvutis PDF formaadis, mis aga ei muuda veel arvet e-arveks. E-arvete väljastamiseks on juriidilisel isikul vajalik e-arvete vastuvõtmise võimekus ehk vastavat tarkvara.
Arveteenus.ee teenuseid kasutades on korrektne arve mall kasutajale juba ette valmis koostatud ning võib kindel olla, et arve saajal on olemas kõik vajalik informatsioon toimunud tehingu kohta. Lisaks saab töö tellija vajadusel arved e-arvetena.
